Autorización de Tratamiento de Datos Personales

1.Identificación del Responsable del Tratamiento

2.Marco Legal

Esta autorización se fundamenta en las siguientes disposiciones legales de Colombia:

• Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales
• Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
• Decreto 1074 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26)
• Sentencia C-748 de 2011: Protección del derecho fundamental al Habeas Data

3.Objeto de la Autorización

Mediante la aceptación de esta autorización, usted (en adelante, el “Titular”) otorga su consentimiento previo, expreso e informado al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA para realizar el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con las finalidades, términos y condiciones establecidos en este documento y en nuestra Política de Privacidad.

4.Datos Personales Objeto de Tratamiento

Los datos personales que serán objeto de tratamiento incluyen, pero no se limitan a:

4.1 Datos de Identificación

• Nombre completo
• Número de documento de identidad (cédula, tarjeta de identidad, pasaporte)
• Fecha y lugar de nacimiento
• Nacionalidad
• Fotografía
• Firma

4.2 Datos de Contacto

• Dirección de residencia
• Número de teléfono (fijo y móvil)
• Correo electrónico personal e institucional
• Ciudad y país de residencia

4.3 Datos Académicos

• Programa de formación al que pertenece
• Número de ficha
• Historial académico y calificaciones
• Asistencia y comportamiento
• Certificaciones y títulos obtenidos
• Evaluaciones de desempeño

4.4 Datos Socioeconómicos (cuando aplique)

• Estrato socioeconómico
• Situación laboral
• Personas a cargo
• EPS y régimen de salud

4.5 Datos Técnicos y de Uso

• Dirección IP
• Información del navegador y dispositivo
• Registros de actividad en la plataforma (logs)
• Cookies y tecnologías similares
• Fechas y horas de acceso

5.Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados serán tratados para las siguientes finalidades:

6.Derechos del Titular

Como Titular de los datos personales, usted tiene los siguientes derechos conforme a la Ley 1581 de 2012:

7.Procedimiento para Ejercer los Derechos

Para ejercer cualquiera de sus derechos, puede:

7.1 Solicitudes de Consulta

Enviar un correo electrónico a: protecciondatos@datasena.com

La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2 Solicitudes de Reclamo

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrá presentar un reclamo ante el SENA, el cual debe contener:

• Identificación del Titular (name, documento de identidad, contacto)
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Documentos que se quiera hacer valer (si aplica)
• Dirección física o electrónica para notificaciones

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) díassiguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) mesesdesde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.Transferencia y Transmisión de Datos

El SENA, a través de la plataforma SICORA, podrá transferir o transmitir sus datos personales a terceros en los siguientes casos:

8.1 Proveedores de Servicios

Podemos compartir datos con proveedores de servicios tecnológicos (hosting, almacenamiento en la nube, servicios de IA) que nos ayudan a operar la plataforma SICORA. Estos proveedores están obligados contractualmente a proteger sus datos conforme a la normativa aplicable.

8.2 Autoridades Competentes

Cuando sea requerido por ley, orden judicial, o autoridad competente (Ministerio de Educación, Superintendencia de Industria y Comercio, etc.).

8.3 Transferencias Internacionales

Algunos de nuestros proveedores tecnológicos pueden estar ubicados fuera de Colombia. En todos los casos, nos aseguramos de que existan garantías adecuadas para la protección de sus datos personales conforme a estándares internacionales y la legislación colombiana.

9.Medidas de Seguridad

El SENA ha implementado en la plataforma SICORA medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger sus datos personales:

• Encriptación de datos sensibles (TLS/SSL)
• Control de acceso basado en roles (RBAC)
• Autenticación multifactor para acceso privilegiado
• Auditorías y logs de acceso a datos
• Backups regulares y recuperación ante desastres
• Capacitación continua del personal en protección de datos
• Políticas de seguridad de la información
• Monitoreo de seguridad 24/7

10.Tiempo de Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recopilados:

• Datos académicos: Hasta 20 años después de finalizada la relación educativa, conforme a normativa archivística colombiana
• Datos de contacto: Hasta 5 años después de finalizada la relación o hasta que se revoque la autorización
• Datos de uso y logs: Hasta 2 años para fines de auditoría y seguridad
• Datos contractuales: El tiempo establecido por la legislación comercial y tributaria colombiana

Una vez cumplidos los fines del tratamiento y los plazos legales, los datos serán eliminados de nuestros sistemas de manera segura.

11.Carácter Facultativo de la Respuesta

La información solicitada es de carácter obligatorio para el cumplimiento de las finalidades educativas y administrativas. La negativa a suministrar datos personales necesarios puede impedir:

• El proceso de matrícula y admisión
• El acceso y uso de la plataforma SICORA
• La expedición de certificados y constancias
• La comunicación de información académica relevante
• La prestación de servicios educativos

12.Datos de Menores de Edad

Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está sujeto a las siguientes reglas especiales:

• Se requiere autorización previa del representante legal (padre, madre o tutor)
• El tratamiento debe respetar el interés superior del menor
• Solo se recopilará información estrictamente necesaria
• Se garantizará el derecho del menor a ser escuchado
• Los menores tienen derecho a ejercer personalmente sus derechos HABEAS DATA a partir de los 14 años

13.Revocatoria de la Autorización

El Titular puede revocar la autorización otorgada en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. Para revocar la autorización debe presentar una solicitud escrita a protecciondatos@datasena.com, indicando:

• Identificación completa
• Motivo de la revocatoria
• Datos personales respecto de los cuales revoca la autorización

La revocatoria será evaluada considerando las obligaciones legales y contractuales vigentes. En caso de ser aceptada, se procederá a la eliminación de los datos en los plazos establecidos por ley.

14.Área Responsable de la Atención de Solicitudes

15.Vigencia y Actualizaciones

Esta Autorización de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir del 2026-01-21. El SENA se reserva el derecho de actualizar esta autorización para reflejar cambios en la legislación o en nuestras prácticas de tratamiento de datos.

Los cambios significativos serán notificados a los Titulares con al menos 15 días de anticipación mediante los canales oficiales de comunicación. El uso continuado de la plataforma después de las actualizaciones constituye la aceptación de los cambios.